El offboarding es un anglicismo que se emplea para el proceso de despedida o salida del empleado. Es llamativo que el 46% de las compañías no lo tenga definido. ¿Por qué no lo hacen? en general, porque hay departamentos de personas que no tienen interiorizado la importancia de este proceso. y se centran en la fase donde el empleado realiza el trabajo. Hay razones de peso para trabajar el offboarding. En este artículo, explicamos por qué es un proceso clave para la experiencia del empleado o “employee journee”.
Porque la mayoría de empleados no seguirá en su empresa
Todo en la vida tiene un comienzo y un final. Es el proceso natural de la vida, pero, a veces nos empeñamos en evitar pensar en los finales. Parece que ocurre lo mismo con la despedida del empleado. 8 de 10 empresas siguen un procedimiento de acogida pero sólo 5 de 10 lo siguen para la salida. Ya sea por jubilación, despido, voluntariamente u otro motivo, todos los empleado dejarán alguna vez de trabajar en su empresa.
La duración media de los puestos de trabajo es de 10,5 años y la duración media de la vida laboral de 35 años. Por lo tanto, muy pocos trabajadores completarán su vida laboral en la misma empresa. Es casi tan probable que un empleado empiece a trabajar en una compañía como que salga de ella antes de la jubilación.
Por el talento y la imagen de la empresa
El talento es el mayor activo de las empresas. En un mercado laboral donde el talento es cada vez más escaso y las empresas invierten más esfuerzo en su atracción, el cuidado de los empleados cobra más importancia. El cuidado del empleado debe ser continúo, pero, hay unos momentos clave en la experiencia del empleado o “employee journee”. Las fases clave para la experiencia del empleado son: 1.- Atracción, 2.- Selección, 3.- Acogida, 4.- Desarrollo, 5.- Retención, 6.- Despedida. Todas estas fases tienen una importancia vital en la atracción, fidelización del talento e imagen de la empresa. Además, de la misma manera que ocurre con las relaciones personales, hay unos momentos puntuales que tienen una importancia crítica. Estos momentos son el primer contacto con la empresa y la despedida.
De la misma manera en la que todo el mundo se acuerda de cómo conoció a una pareja sentimental y cómo se terminó su relación, ocurre lo mismo con este primer y último contacto con la empresa. Las personas que tienen o han tenido contacto directo con la compañía, son los promotores y detractores más activos de esta. Por esta razón, trabajar la despedida del empleado es clave para trabajar la imagen externa de una compañía y en consecuencia, la atracción del talento.
En Benio, hemos desarrollado una herramienta muy simple para mejorar la experiencia del empleado, atraer, fidelizar el talento y mejorar la imagen tanto interna como externa de la empresa.
Para una buena gestión de los recursos
Si la despedida del empleado es tan probable, ¿no es conveniente automatizar este proceso como cualquier otra tarea importante y repetitiva? La automatización y mejora continúa del proceso aporta eficiencia en la administración de recursos.
La empresa destina muchos recursos durante el desarrollo del empleado. Es importante dedicar tiempo en el offboarding para maximizar el retorno de esta inversión en forma de feedback. Esta información es muy útil para mejorar la compañía.
¿Cómo trabajar el offboarding o despedida del empleado?
El proceso de despedida debería adaptarse a la razón de la partida y el periodo de estancia del empleado. Aún así, contiene una serie de pasos comunes en todos los casos. Un proceso de offboarding debería contener la lista completa de tareas a realizar, ya que, es importante que se completen todos los pasos. En general, el listado debería de contener:
- Aspectos legales: Es importante revisar lo acordado en el contrato con el empleado para cumplir aspectos legales. También deberían listarse los pasos administrativos a realizar como calcular el último salario, compensaciones, vacaciones, cambios en el pago de impuestos etc.
- Reorganización: Identificar las tareas que realiza el colaborador y asignar un responsable para cada una de estas tareas.
- Comunicación: Comunicar la partida a los proveedores, trabajadores de la empresa y clientes con los tiene contacto el empleado. Puede ser conveniente comunicar la nueva organización para que la comunicación siga fluyendo como debería.
- Gestión del conocimiento: Es muy complicado que la empresa no pierda cierto conocimiento adquirido por el empleado. La gestión del conocimiento y sucesión debería de trabajarse durante toda la estancia del empleado. Esta gestión es especialmente importante en el proceso de offboarding.
- Seguridad y propiedad: Identificar y gestionar la devolución de propiedades de la empresa. También es sumamente importante la gestión de la seguridad y cyberseguridad. Retirar permisos a aplicaciones de la empresa, pases físicos de seguridad, llaves etc.
- Feedback: El offboarding es una oportunidad muy buena para detectar áreas de mejora y adquirir información esencial. El proceso también es importante para mejorar la opinión del empleado sobre la empresa.
- Despedida: Todos y cada uno de los empleados deberían de tener una despedida. Independientemente de la razón de partida, es una muy buena oportunidad para terminar la relación de una manera adecuada. El reconocimiento en forma de obsequio, fiesta, verbal etc. que agradezca la contribución del empleado a la compañía.
- Mantener el contacto: En muchos casos, el contacto con el empleado se realiza únicamente mediante los canales oficiales de la empresa. Si estos canales ya no son accesibles, la empresa debería de mantener el contacto mediante otras canales como redes sociales o información de contacto personal. Nunca se sabe lo que nos puede deparar el futuro.
